Effectief werken
Digitale Transformatie
We willen de digitale ervaring met onze publieke dienstverlening verbeteren en de drempel verlagen voor de inwoner én ondernemer. Zodat meer inwoners goed geholpen kunnen worden en onze dienstverlening ook iedereen bereikt die het nodig heeft. Dit doen we op basis van de principes uit de Groninger Digitale Ambitie (GDA). Mijn Groningen is hét platform om dat te kunnen bereiken. Inwoners en ondernemers verwachten dat zij digitaal, snel, makkelijk en betrouwbaar zich kunnen identificeren bij en communiceren met de gemeente. Zij verwachten dat de gemeente Groningen open en transparant zijn in haar besluitvorming, welke gegevens zij vastlegt en met wie zij die uitwisselen. Verder verwachten inwoners dat zij zelf regie kunnen voeren over hun eigen gegevens en dat ze deze veilig en betrouwbaar kunnen uitwisselen en wijzigen. De bestaande technische voorzieningen volstaan echter niet langer en worden vervangen: e-Suite wordt PodiumD. Een modern dienstverleningsplatform, waar Mijn Groningen onderdeel van is. Dit doen wij in samenwerking met 19 andere gemeenten, vanuit de vereniging Dimpact waar wij lid van zijn. In 2024 was de ontwikkeling in volle gang, zodat dit nieuwe dienstverleningsplatform vanaf 2025 en verder gefaseerd in productie kan worden genomen.
Daarnaast zijn in het kader van de verdere ontwikkeling en modernisering van het ICT-landschap een aantal aanbestedingen afgerond en is gestart met implementatieprojecten van deze nieuwe systemen (afvalbeheersysteem, financieel/inkoop systeem, archiefsysteem). Het gaat hierbij om verdergaande digitalisering en standaardisering van processen.
Het afgelopen jaar is gestart met opstellen van een vise en kaders die nodig zijn om AI verantwoord te kunnen inzetten. Hierbij is een brede vertegenwoordiging van mensen uit de organisatie betrokken.
Informatieveiligheid
Adequate beveiliging van onze gegevens en bijbehorende systemen is één van onze belangrijkste speerpunten. Dit maakt dat we continu gericht zijn op de vraag: “zijn onze gegevens en systemen voldoende beveiligd?”. Vanuit de gemeentelijke organisatie hebben we een extra inspanning geleverd om ervoor te zorgen dat onze leveranciers de juiste maatregelen treffen met betrekking tot de beveiliging van onze systemen. We volgen daarbij de relevante wet- en regelgeving en investeren in verbeteringen waar nodig. Jaarlijks toetsen we dit onder meer via de landelijke ENSIA-verantwoordingsmethodiek, een onafhankelijke IT-auditor en onze onafhankelijke accountant. Tevens investeren we blijvend in de bewustwording en het kennisniveau van alle medewerkers over informatiebeveiliging. Van de medewerkers heeft 87% het Digitaal Rijbewijs voltooid. 90% loopt op schema om het te voltooien (nieuwe medewerkers hebben 3 maanden de tijd om hun rijbewijs te halen). Daarnaast organiseerden we als gemeente Groningen voor het eerst het event Hack050 met interne en externe deelnemers op 22 oktober 2024, waarbij onder andere ethical hackers opzoek gingen naar nog onbekende kwetsbaarheden.
Outsourcing ICT
De gemeente heeft haar ICT sourcing-strategie herijkt. De twee belangrijkste elementen uit deze herijkte strategie zijn het versterken van de eigen regieafdeling door een aantal regie diensten terug in eigen beheer te nemen en het op langere termijn kiezen voor multisourcing. Dat houdt in dat de totale ICT-diensten worden opgeknipt in kleinere onderdelen en worden ondergebracht bij gespecialiseerde bedrijven voor die specifieke onderdelen, dan wel dat we sommige onderdelen zelf gaan uitvoeren. De gemeente heeft eind 2024 de eerste aanbesteding afgerond. Daarnaast heeft de gemeente in 2024 de ICT Servicedesk en het on-site support terug in eigen beheer genomen.
Innovatie in administratievoering
In 2024 hebben we de aanbesteding voor een nieuw financieel systeem afgerond. We gaan vanaf 2026 werken met het systeem SAP en McCoy als implementatiepartner. Deze keuze komt na een intensief en zorgvuldig voorbereidingstraject. DaFinci verdwijnt in een paar jaar van de markt. Vervanging was dus noodzakelijk.
In de aanbesteding hebben we nadrukkelijk gezocht naar een partner in het begeleiden van de verandering en kennis van het inrichten van financiële systemen voor de overheid. McCoy heeft mooie resultaten neergezet bij onder andere de Universiteit Maastricht en de gemeente Utrecht. We hebben er vertrouwen in dat we samen een goed nieuw financieel systeem gaan invoeren binnen de gemeente Groningen.
Naast de aanbesteding van het financiële systeem zijn we in 2024 gestart met het verdergaand inzetten van automatisering in onze administratieve processen. Resultaten hiervan zijn de inzet van diverse virtuele assistenten binnen het shared service centre, het automatiseren van diverse handelingen binnen de crediteurenadministratie en een start van ondersteuning in ons werk middels een verkenning van de mogelijkheden van kunstmatige intelligentie.
Integriteit
Integriteit gaat over goed ambtenaarschap; in zakelijk en in sociaal opzicht.
Nieuwe beleidsinstrumenten op dit gebied werden in het verslagjaar ontwikkeld en in gebruik genomen:
- Met een nieuw Meldprotocol werd de basis gelegd voor het creëren van centrale en integrale sturings- en verantwoordingsinformatie;
- Nieuwe ‘klokkenluiderswetgeving’ werd vertaald naar de gemeentelijke organisatie;
- De interne regeling voor het melden van ongewenst gedrag werd geactualiseerd in aansluiting op veranderingen in de regeling van de landelijke klachtcommissie ongewenst gedrag voor de decentrale overheid;
- Met de ontwikkeling en vaststelling van de Kadernota Integriteit werd meer samenhang in beleid en een duidelijk en actueel kader gerealiseerd. De Kadernota helpt bovendien te prioriteren in verdere beleidsdoelstellingen met een daaraan gekoppeld uitvoeringsprogramma en actieplan voor de komende jaren.
Er werd meer gecommuniceerd over Integriteit:
- de recent geactualiseerde Gedragscode werd breder onder de aandacht gebracht;
- er kwam een Wegwijzer voor Melders en Klagers, een zogenaamde one-pager op Intranet met alle geldende regelingen, betrokken functionarissen en meldpunten;
- de informatievoorziening op Intranet rond de thema’s sociale veiligheid en ongewenst gedrag werd aangescherpt.
Er werd geïnvesteerd in opleiding en training van interne vertrouwenspersonen.
Binnen het ambtelijk kennis- en adviesplatform werd intensieve samenwerking gerealiseerd tussen Concerncontrol, HRM, OOV, Audit, integriteitsfunctionaris en vertrouwenspersonen, zodat ook aansluiting werd gevonden bij aanpalende beleidsterreinen. Zo was er aandacht voor:
- beleidsontwikkeling op het gebied van sociale veiligheid, diversiteit & inclusie
- het bewust maken van medewerkers van de risico’s van ondermijnende criminaliteit en het vergroten van de weerbaarheid van medewerkers tegen intimidatie, agressie en geweld;
- het genereren van aandacht voor onder meer de screening van nieuwe (tijdelijke) medewerkers en de risico’s van kwetsbare functies en processen en de maatregelen om die in te dammen.
Fraudepreventie
Fraudepreventie gaat over het voorkomen van een opzettelijke handeling waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding door één of meerdere medewerkers, college- en of raadsleden binnen de gemeente Groningen. Misleiding is bedoeld om (1) een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen, (2) onrechtmatig waarde te onttrekken aan de organisatie of (3) ten behoeve van onrechtmatige verslaggeving.
Het borgen van frauderisicomanagement binnen de Planning & Control-cyclus begint vorm te krijgen. In 2024 is uitvoering gegeven aan de jaarcyclus om opgestelde frauderisicoanalyses op directieniveau te beoordelen op actualiteit en waar nodig bij te stellen. Er gewerkt aan het in kaart brengen en beschrijven van de getroffen beheersmaatregelen. Ook is een vervolgstap gezet om bij verschillende risicoanalyses het effect van de beheersmaatregelen vast te stellen.
De frauderisico’s per directie zijn geconsolideerd tot een gemeente brede frauderisicoanalyse. De voornaamste onderkende frauderisico’s zijn:
- Het risico op het onterecht verkrijgen van loon door een medewerker;
- Het risico op het oneigenlijke gebruik of het delen van (vertrouwelijke) informatie/data;
- Het risico op het bevoordelen van partijen vanwege omkoping of wederdienst.
Het monitoren van de werking van de beheersmaatregelen voor hoge (materiële) risico’s vindt plaats door de uitvoering van (verbijzonderde) interne controle. Uit deze werkzaamheden zijn geen bijzonderheden geconstateerd of mogelijke fraudes gedetecteerd.